Nueva ley de fichaje digital 2027: qué se sabe

El registro de jornada es obligatorio en España desde mayo de 2019. Sin embargo, muchas empresas todavía utilizan hojas de papel, archivos Excel o procedimientos manuales para controlar las horas de entrada y salida de sus trabajadores.

Esta situación podría cambiar con la reforma del registro horario que está preparando el Gobierno, orientada a implantar sistemas digitales que permitan un mayor control de las jornadas laborales y de las modificaciones realizadas en los registros.

Aunque se habla de su posible aplicación durante 2027, todavía no existe una fecha oficial confirmada de entrada en vigor.

Por tanto, conviene distinguir entre las obligaciones que ya deben cumplir las empresas y las nuevas exigencias que podrían incorporarse cuando se apruebe la normativa.

1. ¿Qué exige actualmente la ley sobre el registro de jornada?

Desde el 12 de mayo de 2019, las empresas españolas están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, con independencia de su tamaño.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece tres obligaciones fundamentales:

Registrar diariamente la hora de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
Conservar los registros durante cuatro años.
Mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Actualmente, la normativa general no obliga a utilizar una aplicación informática concreta ni establece que todos los fichajes deban realizarse digitalmente.

Por ello, una empresa puede utilizar distintos procedimientos, siempre que el sistema elegido permita cumplir correctamente sus obligaciones legales.

No obstante, los métodos manuales pueden presentar dificultades de conservación, consulta y control de las modificaciones.

2. ¿Qué pretende cambiar la nueva normativa de fichaje digital?

La reforma impulsada por el Ministerio de Trabajo pretende reforzar el sistema actual para que los registros reflejen de manera fiable el tiempo realmente trabajado.

Entre las principales novedades contempladas en los proyectos conocidos se encuentran:

Registro digital: utilización de medios electrónicos para registrar la jornada.
Identificación individual: cada fichaje deberá poder asociarse correctamente con el trabajador.
Trazabilidad de las modificaciones: los cambios realizados deberán poder identificarse y justificarse.
Mayor accesibilidad: los registros deberán estar disponibles para su consulta por las personas autorizadas.
Acceso de la Inspección de Trabajo: se contempla facilitar la consulta electrónica de los registros, incluso de forma remota.
Mayor control de la información: el sistema deberá contribuir a garantizar la integridad y fiabilidad de los datos.

Es importante señalar que estas características corresponden a una reforma todavía pendiente de aprobación.

Los requisitos definitivos serán los que establezca la norma que finalmente se publique en el Boletín Oficial del Estado.

3. ¿Será obligatorio el fichaje digital en 2027?

Esta es una de las preguntas que más dudas genera entre empresarios y responsables de personal.

La reforma tiene como objetivo avanzar hacia el registro horario digital, pero su calendario ha sufrido retrasos.

A fecha de octubre de 2026, no existe una disposición publicada en el BOE que establezca de forma general la obligación de utilizar sistemas digitales de fichaje a partir de una fecha concreta de 2027.

Por tanto, no sería correcto afirmar que todas las empresas tendrán necesariamente que implantar una aplicación de control horario el 1 de enero de 2027.

Lo razonable es seguir la evolución normativa y evitar dejar la adaptación para el último momento.

4. ¿Seguirán siendo válidos el papel y las hojas Excel?

Con la legislación actualmente vigente, estos procedimientos no están prohibidos de forma general.

Sin embargo, presentan limitaciones que conviene considerar.

Por ejemplo, en una hoja Excel puede resultar sencillo modificar una hora de entrada o salida sin que exista necesariamente un histórico de quién realizó el cambio, cuándo y por qué.

Con los registros en papel pueden aparecer otros problemas:

Pérdida o deterioro de documentos.
Dificultad para consultar registros antiguos.
Errores al transcribir los horarios.
Mayor trabajo administrativo.
Problemas para identificar correcciones.
Dificultades para centralizar los datos de varias oficinas.

Si la nueva regulación exige sistemas digitales con garantías específicas de trazabilidad, los procedimientos manuales tradicionales podrían dejar de ser adecuados.

Lo importante no es únicamente disponer de registros, sino poder demostrar que la información es fiable y se conserva correctamente.

5. ¿A qué empresas afectará la nueva regulación?

El registro diario de jornada ya es obligatorio para las empresas incluidas en su ámbito de aplicación, independientemente de que tengan dos, diez o cien trabajadores.

Por tanto, la adaptación del sistema de fichaje no es una cuestión exclusiva de grandes organizaciones.

También interesa a:

Gestorías y asesorías laborales, fiscales y contables.
Despachos de abogados y otros profesionales.
Consultoras e ingenierías.
Comercios y pequeñas empresas.
Empresas con empleados en teletrabajo.
Organizaciones con distintas oficinas o centros de trabajo.

Cada empresa tiene necesidades diferentes.

Una gestoría con diez empleados que trabajan desde una oficina no necesita necesariamente la misma organización del fichaje que una empresa con trabajadores desplazados o diferentes turnos.

Por eso conviene elegir una solución proporcionada al tamaño y funcionamiento real de cada negocio.

6. ¿Qué debería tener una buena aplicación de control horario?

Más allá de los requisitos que pueda establecer la futura legislación, una aplicación de registro de jornada debería facilitar el trabajo diario tanto a los empleados como a las personas encargadas de la administración.

Entre las características que conviene valorar están:

Un procedimiento de fichaje sencillo para el trabajador.
Identificación individual de cada empleado.
Registro preciso de las horas de entrada y salida.
Consulta del histórico de jornadas.
Gestión controlada de errores y correcciones.
Conservación segura de la información.
Exportación de registros para su consulta.
Diferentes niveles de acceso según las responsabilidades.
Protección adecuada de los datos personales.
Capacidad de adaptación a cambios normativos.

Especialmente importante resulta la trazabilidad de las correcciones.

Es normal que un trabajador olvide fichar o que sea necesario corregir una incidencia.

El problema no es permitir estas modificaciones, sino realizarlas sin conservar información suficiente sobre lo sucedido.

7. ¿Cómo deberían prepararse las empresas?

No es necesario esperar a la aprobación de la nueva normativa para revisar cómo se está realizando actualmente el registro horario.

Recomendamos comenzar por cinco cuestiones:

Primero: revisar el procedimiento actual.

Comprobar cómo se registran las entradas y salidas, quién administra los datos y cómo se gestionan las incidencias.

Segundo: comprobar la conservación de la información.

Verificar que los registros pueden recuperarse durante los cuatro años establecidos en la legislación actual.

Tercero: identificar las dificultades.

Analizar si existen olvidos frecuentes, registros incompletos, modificaciones sin documentar o problemas para obtener informes.

Cuarto: valorar una solución digital.

Estudiar si una aplicación informática puede simplificar el trabajo administrativo y mejorar la fiabilidad de los registros.

Quinto: preparar la adaptación normativa.

Seguir los cambios legislativos para verificar que el sistema utilizado incorpora los requisitos que finalmente se aprueben.

8. JornadaTime: una aplicación de control horario desarrollada por Dibecla

En Dibecla hemos desarrollado JornadaTime, nuestra propia aplicación de registro de jornada, con el objetivo de facilitar el control horario a pequeñas y medianas empresas.

Nuestra experiencia en sistemas informáticos, desarrollo de aplicaciones y soporte a empresas nos ha permitido abordar el control horario como una necesidad práctica de organización.

Creemos que una solución de fichaje debe ser sencilla para el trabajador y facilitar la gestión administrativa, sin introducir una complejidad innecesaria en el funcionamiento diario de la empresa.

Además, al tratarse de un desarrollo propio, podemos evolucionar JornadaTime conforme cambien las necesidades de los clientes y se concreten las nuevas exigencias legales.

Esta capacidad de adaptación resulta especialmente importante en un momento en el que la normativa del registro horario se encuentra en proceso de revisión.

Puedes conocer la aplicación en JornadaTime.

9. ¿Conviene implantar ya un sistema digital o esperar?

La decisión depende de la situación de cada empresa.

Si el procedimiento actual funciona correctamente y cumple todas las obligaciones vigentes, no es necesario sustituirlo exclusivamente por una reforma que todavía no ha entrado en vigor.

Sin embargo, si existen problemas para gestionar los fichajes, conservar los registros o consultar la información, una solución digital puede resultar útil desde este momento.

Adoptar un sistema adecuado antes de que existan nuevos requisitos también puede facilitar la formación de los empleados y la adaptación de los procedimientos internos.

Lo importante es evitar decisiones precipitadas y valorar tanto las necesidades actuales como las futuras.

Conclusión: prepararse sin esperar al último momento

El registro de jornada no es una obligación nueva. Las empresas llevan años teniendo que documentar las horas de trabajo de sus empleados.

Lo que puede cambiar es el nivel de exigencia respecto al procedimiento utilizado, la trazabilidad de las modificaciones y la disponibilidad de los registros.

Aunque todavía no conocemos la fecha definitiva de entrada en vigor de la nueva regulación digital, las empresas pueden aprovechar este periodo para revisar sus sistemas actuales y corregir posibles deficiencias.

Un buen sistema de control horario debe ayudar a cumplir las obligaciones laborales, pero también facilitar el trabajo diario de la empresa.

En Dibecla podemos ayudarte a estudiar las necesidades de tu organización y valorar la implantación de JornadaTime.

Si deseas conocer nuestra aplicación o solicitar una demostración, visita jornadatime.es o contacta con Dibecla.

Fuentes y normativa

Información normativa revisada a 30 de octubre de 2026. Los requisitos y plazos futuros estarán sujetos a la aprobación y publicación de la correspondiente disposición legal.